マイナンバーの取扱い

事業者がマイナンバーを取扱う際の注意すべき４つのポイント
１．マイナンバー取得についての注意点
①　利用範囲と利用目的の通知をする
マイナンバーは法律で定められた社会保障・税・災害対策の目的以外で、提供を求めたり利用することは禁止されています。取得する際は法律で定められた範囲内で利用目的を特定し、通知又は公表する必要があります。利用目的の通知後、あとから利用目的を追加する場合には、その都度改めて利用目的を追加した旨を通知しましょう。
②　番号確認と身元確認はしっかり行う
マイナンバーを従業員などから取得する際は、利用目的の明示と厳格な本人確認が必要です。マイナンバーのみでの本人確認は、他人の成りすましの恐れがあるため認められません。番号を確認することはもちろんのこと、その正しい持ち主であることを確認する身元確認が必要です。
従業員が個人番号カードを持っている場合には、カード一枚で番号確認と身元確認が行えます。個人番号カードを持っていない場合には、通知カードで番号確認をし、運転免許証等の顔写真付きの身分証で身元確認をする必要があります。
２．利用・提供についての注意点
①　利用・提供の制限
マイナンバーには、利用・提供に関する制限があります。法律で定められた場合を除き、マイナンバーの提供を求めることはできませんし、利用することもできません。例えば、マイナンバーを社員番号として利用したり、顧客管理番号として利用することは一切禁止されていますのでご注意ください。
②　収集の制限
マイナンバーは収集についても制限があり、利用・提供の制限と同様に、法律で認められた場合を除き、収集することができません。他人のマイナンバーをメモしたりコピーをすることは収集にあたります。
３．保管・廃棄についての注意点
①　保管の期間
マイナンバーが記載された書類の保存期間は、一定期間保存が義務付けられているものについては、その期間保管することとなります。
②　廃棄の時期
マイナンバーが記載された書類は、そのの保存期間に応じて保管されることとなります。保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄しなければなりません。マイナンバーの部分をわからない程度にマスキング若しくは削除した場合には、保存期間を超えての保管が可能となります。例えば源泉徴収簿については、保存期間が７年ですので、７年を経過した場合には、復元できない程度にマイナンバー部分をマスキング等すれば、継続して保管が可能になります。マイナンバーの保管には制限がありますので、廃棄又は削除を前提とした仕組み作りやシステム構築などが必要です。
４．安全管理措置においての注意点
マイナンバーを含む特定個人情報は、より厳格に取扱を行う必要があります。事業者は、マイナンバーを含む特定個人情報を漏えいしたり、紛失したりされないように必要かつ適切な安全管理措置を行う必要があります。
安全管理措置のポイント
①マイナンバーを取扱う責任者及び事務取扱者を明確に
事務取扱担当者以外がマイナンバーを取扱わないようにして下さい。
②取扱責任者
マイナンバーを取扱う担当者の監督と教育を行ってください。
③マイナンバーを保管をする際
鍵付き棚を用意し施錠保管する等、マイナンバー漏えい防止の為に厳重な管理を行ってください。
④マイナンバーを取扱う際
取扱担当者以外がむやみにマイナンバーを見られることがないよう壁又はパーテーション等を設置するなど座席を工夫して下さい。
⑤パソコンで管理している場合
マイナンバーの漏えいを防止するため、担当者以外にはアクセス制御を行い、セキュリティーソフトを導入し、常に最新の状態に更新するなどの対応をして下さい。
個人がマイナンバーを取扱う際に注意するポイント
マイナンバーは、一度付与されると生涯利用される番号です。
マイナンバーは番号が漏えいしてしまったり、不正利用をされそうになった場合にのみ変更が行われますが、それ以外の理由では一切変更が認められません。 通知カードやマイナンバーカードをなくしたり、マイナンバーをむやみに提供することのないように、生涯使用するものとして大切に取扱ってください。
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